Шість документів з однієї картки
КП, договір, рахунок, видаткова, акт, повернення створюються з угоди й успадковують її позиції, ціни, валюту, контрагента й контакти. Договір — із КП, рахунок — із договору або одразу з КП.
Отримати гроші
Договір і рахунок народжуються з угоди
Клієнт погодив пропозицію — договір і рахунок створюються з тієї самої картки з тими самими позиціями, сумами й етапами оплати. Ніхто нічого не набирає втретє, і суми не розходяться.
Доступно з тарифу «Гроші», 149 $ на місяць, 1 000 транзакцій включено
Як це буває без Krokul
КП зробили в Word, договір — у шаблоні юриста, рахунок — у бухгалтерській програмі. Три файли, три набори сум, і в одному з них стара ціна.
Клієнт просить «ту саму пропозицію, але без другої позиції». Менеджер править файл, надсилає, а через місяць ніхто не знає, яка версія була остання.
Рахунок виставлений, але в CRM про нього нічого немає: скільки чекати, коли строк, чи оплачено — питання до бухгалтера.
Що робить Krokul
Версії замість файлів
Правка документа створює нову версію; попередні лишаються з датою й автором. Клієнту надсилається та, яку погодили, і саме вона видна в картці.
Етапи оплати в рахунку
Аванс 30 %, після монтажу 50 %, залишок 20 % — етапи задаються в рахунку й стають окремими очікуваними оплатами зі строками.
Друк за своїм шаблоном
Шаблони друку з реквізитами, підписами, логотипом і полями компанії. КП, рахунок і договір виглядають так, як звикли ваші клієнти, а не як «форма із системи».
Як це працює
КП збирається з каталогу
Позиції з каталогу за цінами клієнта, кілька варіантів пропозиції, знижка в межах дозволеного роллю. Клієнт обирає варіант — він стає основою для решти документів.
Договір і рахунок — з погодженого варіанта
Одна дія — і договір із предметом, сумою та сторонами готовий; рахунок — із тими самими позиціями й етапами оплати. Номери йдуть за вашою нумерацією.
Рахунок стає очікуваною оплатою
Кожен етап рахунка — окремий запис зі строком. Оплата з виписки підтверджує його, і в угоді видно: «оплачено 50 000 ₴ з 106 800 ₴».
Акт закриває роботи
Акт складається з етапу договору або з фактичних годин проєкту; після нього — видаткова або повернення, якщо щось повернули.
Результат
- Суми в КП, договорі й рахунку однакові, бо це один набір позицій.
- Менеджер робить рахунок сам за хвилину, не чекаючи бухгалтера.
- У картці угоди видно всі документи, версії й те, скільки з рахунка вже оплачено.
Чого тут немає
Krokul не є бухгалтерською програмою: податкові накладні, звітність і проведення в ньому не ведуться. Рахунки й оплати передаються в облікову систему через API. Електронного підпису всередині Krokul немає — документ друкується або надсилається файлом.
Питання
Чи можна змінити позиції в рахунку після створення?
Так — це нова версія рахунка. Очікувані оплати перерахуються, а стара версія лишиться в історії з датою.
Чи підтримуються документи в іноземній валюті?
Так. Валюта й курс фіксуються на угоді, документ успадковує їх; борг клієнта ведеться в кожній валюті окремо.
Як зробити свій бланк договору?
Шаблон друку з полями компанії й угоди налаштовується в Krokul; складні бланки зазвичай робить впроваджувач за один-два дні.
Чим це відрізняється від генерації документів у звичайній CRM?
Звичайна CRM підставляє поля у Word. У Krokul документ — запис у ланцюзі: рахунок знає свої етапи оплати, оплата знає свій рахунок, акт знає години. Тому борг, прострочення й маржа рахуються без ручного зведення.
Що рахується як транзакція?
Кожен новий документ будь-якого виду — одна транзакція; версії того самого документа не рахуються. На тарифі «Гроші» включено 1 000 транзакцій на місяць.
Виставте перший рахунок із картки угоди
Заведіть угоду, зберіть КП з каталогу й перетворіть його на договір і рахунок. Суми зійдуться, бо їх ніхто не переписував.
На тарифі «Гроші» це включено.