Бюджет і пул — скільки годин продано: на весь проєкт чи на місяць.
Журнал годин — хто, коли й на що списав час.
Акт із годин — документ клієнту за години календарного місяця.
Години
Налаштувати пакет годин
Бюджет, пул і ціна години понад пакет — у блоці «Години».
- У блоці «Години» вкажіть бюджет годин.
- Оберіть пул: «На весь проєкт» або «На місяць».
- Для пакета на місяць вкажіть ціну години понад пул.
- У блоці «Проєкт» вкажіть суму — це вартість пакета.
- Натисніть «Записати».
ПорадаДля пулу «На місяць» у шапці зʼявиться позначка „Пакет підтримки“. Без ціни години понад пул перевитрата рахується лише годинами, без суми.
Години
Списати години
Час команди — у журнал проєкту й проти його пулу.
- У блоці «Години» натисніть «Списати години».
- Вкажіть години (від 0 до 24) і дату.
- За потреби оберіть задачу чи звернення цього проєкту й додайте нотатку.
- Натисніть «Списати».
ПорадаПід формою видно „лишок N год“ або „перевитрата N год“. Перевитрата запис не блокує, а вікно лишається відкритим для наступного запису.
Акт
Скласти акт за місяць
Години календарного місяця — документом «Акт» для клієнта.
- У блоці «Години» натисніть «Скласти акт».
- Оберіть місяць акта — типово стоїть минулий.
- Перевірте, що піде в акт, і підсумок.
- Натисніть «Скласти акт» — відкриється акт у стані «Чернетка».
ПорадаМісяць — поточний або один з 11 попередніх. Якщо акт за місяць уже є, вікно дасть кнопку «Відкрити акт № …».
ВажливоСкласти акт можуть лише адміністратор і менеджер.
Задачі
Поставити задачу проєкту
Робота виконання: що зробити, хто й до якого строку.
- У блоці «Задачі» натисніть «Створити задачу» — форма відкриється вже з цим проєктом.
ПорадаКлік по назві відкриває задачу. Продажні задачі лишаються в угоді.
Задачі
Закрити задачу з підсумком
Задача виконана — фіксуємо, чим скінчилось, і за потреби ставимо наступну.
- Клацніть кружок біля відкритої задачі — відкриється вікно «Закрити задачу».
- За потреби коротко напишіть підсумок — що вийшло.
- Щоб одразу поставити наступну, увімкніть «Поставити наступну задачу» й вкажіть назву та строк.
- Натисніть «Закрити задачу».
ПорадаУ повідомленні „Задачу закрито“ є «Скасувати» — задача повернеться в роботу. Кружок виконаної задачі теж повертає її в роботу.
ВажливоПідсумок лягає в стрічку угоди чи контрагента задачі. Задача без них отримує його в кінець опису рядком „Підсумок: …“.
Поля
Заповнити власні поля проєкту
Що команді треба знати про виконання: де обʼєкт, з ким говорити на місці, де лежать доступи, коли запуск.
- Знайдіть блок власних полів — у шаблоні «Інтегратор» він зветься «Виконання».
- Заповніть поля, наприклад «Адреса обʼєкта».
- Натисніть «Записати».
ПорадаСклад полів задає адміністратор: «Адміністрування» → «Налаштування» → «Власні поля», модель «Проєкт». Блок у картці зветься так само, як розділ поля.
Важливо«Передати в проєкт» з угоди не вимагає власних полів проєкту, навіть обовʼязкових, — їх заповнюють уже в картці.
Години
Видалити помилковий запис годин
Рядок журналу годин, списаний помилково.
- У журналі годин натисніть «Прибрати рядок журналу» в потрібному рядку.
- Передумали — натисніть «Відновити» в повідомленні „Запис годин видалено“.
ВажливоВидаляють лише адміністратор і менеджер. Рядок із позначкою „Акт № N“ не видаляється — інакше змінився б виставлений акт.
Поля й елементи
Екран «Картка проєкту»
| Поле | Що це й на що впливає |
|---|---|
| Початок, Завершення | Завершення не раніше за початок; хрестик у полі очищує дату. |
| Сума | З угоди або вручну; з неї рахується маржа за годинами. Для пулу «на місяць» — ціна пакета в акті. |
| Контрагент | Без контрагента акт за години не скласти. |
| Бюджет годин | На проєкт або на місяць; від нього — смужка, лишок і перевитрата. |
| Пул | «На весь проєкт» або «На місяць» — пакет підтримки: бюджет щомісяця заново, у шапці бейдж «Пакет підтримки». |
| Ціна години понад пул | Лише для пулу «на місяць»: рядок «Години понад пакет» в акті. Порожньо — лише години, без суми. |
| Кнопка | Що це й на що впливає |
|---|---|
| Готово | Кружок позначає задачу виконаною, повторно — повертає в роботу; випадкову позначку знімає «Скасувати». |
| Скласти акт | Акт-чернетка з оплачуваних годин обраного місяця; один чинний акт на місяць. Лише адміністратор і менеджер. |
| Списати години | 0–24 год на задачу чи звернення проєкту; перевитрата пулу запис не блокує. |
| Прибрати рядок журналу | Переносить запис у «Кошик» (є «Відновити»). Лише адміністратор і менеджер, не для рядків в акті. |
| Розділ | Що це й на що впливає |
|---|---|
| Задачі | Задачі виконання проєкту; продажні лишаються в угоді. |
| Що продали | Знімок позицій угоди на момент передачі, лише читання. У проєкті без угоди рядки додають, правлять і прибирають тут. |
| З угоди | Домовленість з угоди тут лише показана; змінюється в самій угоді. |
| Години | Списано / бюджет, «Лишок» або «Пул вичерпано»; для пулу «на місяць» — цього місяця й понад пул. Червоне число в шапці — бюджет перевищено. |
| Собівартість і маржа за годинами | Години × ставка людини на дату запису проти суми угоди; лише з доступом до собівартості. Товарні позиції в маржу не входять. |
| Журнал годин | Бейдж «Акт № …» — година вже в акті й удруге не піде. |
| Клієнт винен | Борг контрагента проєкту з прострочкою; «У взаєморозрахунки» відкриває його картку. |
| Звернення за проєктом | Кількість привʼязаних; «До звернень» — реєстр, відібраний цим проєктом. |
Поля форми «Списати години»
| Поле | Що це й на що впливає |
|---|---|
| Проєкт | З картки проєкту зафіксований; у зверненні без проєкту — обовʼязковий вибір. |
| Годин | Більше 0 і до 24, крок 0,5; запис оплачуваний. |
| Дата | Порожньо — сьогодні; визначає місяць для пулу «на місяць» і акта. |
| Задача | Лише в картці проєкту; задачу іншого проєкту не прийме. |
| Звернення | Години видно в картці звернення, у «Витрачено годин». |
| Нотатка | До 2000 символів, видно в журналі годин. |
| Розділ | Що це й на що впливає |
|---|---|
| Баланс після запису | Лишок пулу або «Пул вичерпано»; перевитрата запис не блокує. |
Поля форми «Акт із годин»
| Поле | Що це й на що впливає |
|---|---|
| Місяць акта | Типово минулий; живий акт один на місяць — якщо є, дається посилання. |
| Кнопка | Що це й на що впливає |
|---|---|
| Скласти акт | Чернетка акта серед документів клієнта; потрібен контрагент і ціна години. |
| Розділ | Що це й на що впливає |
|---|---|
| Що піде в акт | Лише оплачувані: пакет «на місяць» плюс години понад нього, інакше години місяця за ціною години. |
Як це влаштовано
Блок «Проєкт»
Назва, статус, відповідальний, дати початку й завершення (не раніше за початок), сума, нотатка. Записують кнопкою «Записати» або «Записати й закрити» в меню біля неї.
Стани
«Заплановано», «У роботі», «На паузі», «Завершено», «Скасовано».
Блок «Години»
Показує „списано / бюджет“ зі смужкою і „Лишок: N“ або „Пул вичерпано: −N“. Для пакета — „цього місяця … із …“, а понад пул — „понад пул: N · до виставлення СУМА“.
Гроші за годинами
Бачать адміністратор і менеджер. Собівартість — години × ставка людини на дату запису; маржа — сума проєкту мінус собівартість годин, без собівартості товарів.
- Людина без своєї ставки рахується за ставкою компанії — картка скаже, скільки таких людей.
- Ставки не було за частину днів — картка попередить, що собівартість порахована не за весь час.
- Ставки задають у «Реквізити компанії» (вартість години) і в картці користувача (ставка години).
Як рахується акт
Акт — на календарний місяць і лише з оплачуваних годин.
- Пакет на місяць: рядок пакета за сумою проєкту плюс, якщо пакет перевищено, години понад пакет × ціна години понад пул.
- Пул на весь проєкт із бюджетом і сумою: години в межах пулу × (сума ÷ бюджет годин), години понад пул × ціна години понад пул.
- Без пулу (лише ціна години): години місяця × ціна години понад пул.
- Krokul відмовить, якщо немає контрагента, суми пакета, потрібної ціни години або оплачуваних годин за місяць.
- Один проєкт — щонайбільше один чинний акт за місяць; щоб скласти заново, наявний акт скасовують.
Години в акті
Рядки журналу за місяць, на який уже є акт, позначені „Акт № N“ і не видаляються.
Що продали
Знімок позицій угоди на момент передачі в проєкт; у проєкті з угоди він лише читається. У проєкті без угоди перелік ведуть самі: «Додати рядок», «Прибрати рядок».
Власні поля
Поля, які компанія завела для моделі «Проєкт», стоять у картці окремими блоками за розділом поля. Шаблон галузі «Інтегратор» одразу заводить чотири необовʼязкові поля блоку «Виконання»: «Адреса обʼєкта», «Контакт на майданчику», «Доступи (де лежать)», «Плановий запуск». Їх можна перейменувати чи видалити, як будь-яке власне поле.
З угоди
Домовленість з угоди — очікувана сума, етап, відповідальний, дата закриття й власні поля. Тут вона лише показана; змінюють її в самій угоді.
Взаєморозрахунки
Якщо клієнт винен, зʼявляється рядок „Клієнт винен … · прострочено N днів“ з переходом «У взаєморозрахунки» в картку контрагента.
Звернення проєкту
Рядок „Звернень за проєктом: N“ і кнопка «До звернень» відкривають реєстр звернень цього проєкту.
Задачі проєкту
Лічильник „відкритих N із M“ стоїть під заголовком блоку.
Відповідальний поза командою
Якщо людина вже не в активній команді компанії, у полі стоїть її імʼя з позначкою „· не в команді“.
Хто що може
Картку бачать усі ролі.
- Змінювати проєкт і списувати години — адміністратор, менеджер, агент.
- Складати акт і видаляти записи годин — лише адміністратор і менеджер.
Питання й відповіді
Чому не вдається скласти акт?
Найчастіше бракує даних: контрагента, суми пакета або ціни години понад пул. Вікно акта пише причину словами. Якщо акт за цей місяць уже є, його треба скасувати, щоб скласти заново.
Чи потраплять в акт години, які не оплачуються?
Ні. Акт бере лише оплачувані години; позначку «Оплачувано» знімають у «Години» → «Мої».
Що буде з годинами, списаними вже після акта?
Години, списані після акта, отримають позначку „Акт № N“ свого місяця, але в складений акт не додадуться. Щоб їх урахувати, скасуйте акт і складіть його заново.
Як рахується маржа проєкту?
Сума проєкту (з угоди або задана вручну) мінус собівартість годин, де кожна година множиться на ставку людини на дату запису. Собівартість товарів сюди не входить.
Що означає „· не в команді“ біля відповідального?
Цієї людини вже немає серед активних учасників компанії, а проєкт досі на ній. Оберіть іншого відповідального й запишіть картку.
Чи допомогла стаття?
Дякуємо — так ми знаємо, яку статтю доробити.
Спробуйте в Krokul
Картка проєкту відкривається в застосунку за один клік після входу.