# Документи в Krokul: рахунки, КП, акти й договори

Список усіх рахунків, КП, актів, продажів, повернень, договорів і замовлень постачальнику з пошуком і груповими діями.

Теги: документи, рахунок на оплату, комерційна пропозиція, акт, договір, друк

## Коротко
- **Вид** — КП, рахунок, акт, продаж, повернення, договір чи замовлення постачальнику.
- **Стан** — чернетка, виставлений, завершений або скасований; кожен вид називає його по-своєму.
- **Підсумок** — кількість і суми всієї вибірки, окремо по валютах.

## Як зробити
### Знайти документ
За номером, назвою, видом, станом, датою чи контрагентом.
1. Наберіть у пошуку номер або частину назви документа.
2. За потреби звузьте список фільтрами «Усі стани» й «Контрагент» поруч із пошуком; вид і дата — у «Фільтри».
3. Щоб бачити архівні документи, натисніть «Фільтри» й увімкніть «Показати архівні».
4. Якщо список порожній через фільтри, натисніть «Скинути фільтри».
- «Вид» — лише види, увімкнені у вашій компанії;
- «Стан» — «Чернетки», «Виставлені», «Завершені», «Скасовані»;
- «Дата» — дата документа: період або готовий пресет;
- «Контрагент» — пошук за назвою.

### Створити документ
Рахунок чи КП на контрагента без угоди.
1. Натисніть «Додати документ».
2. Оберіть вид — номер призначиться автоматично.
3. Оберіть контрагента. Немає в базі — наберіть назву й натисніть «Створити контрагента «…»».
4. Перевірте дату документа й за потреби вкажіть строк.
5. Натисніть «Створити» або оберіть «Створити й відкрити» під стрілкою біля кнопки.
> Порада: Строк зветься за видом: „Пропозиція дійсна до“ для КП, „Оплатити до“ для рахунку, „Діє до“ для договору.

### Створити документ з угоди
Документ одразу з позиціями угоди.
1. У картці угоди на вкладці «Документи» натисніть «Створити документ».
2. У вікні „Документ з угоди: …“ оберіть вид і позначте позиції угоди.
3. Натисніть «Створити» або «Створити й відкрити».
> Порада: Для рахунку, акта й продажу видно лише залишок. Угода веде два лічильники: „виставлено“ (рахунки) і „виконано“ (продажі й акти) — тому після рахунку на все можна зробити акт на ті самі позиції.

### Створити КП із шаблону
Склад нового КП зі збереженого шаблону.
1. Натисніть «Додати документ» або створіть документ з угоди.
2. Оберіть вид «Комерційна пропозиція».
3. У полі складу з шаблону замість «Без шаблону» оберіть шаблон.
4. Натисніть «Створити» або «Створити й відкрити».
> Порада: Поле зʼявляється лише для КП і лише коли в компанії є хоч один шаблон. В угоді з обраним шаблоном перелік позицій угоди ховається.

### Відкрити підбір товарів
Повноекранне вікно позицій просто з реєстру.
1. Наведіть курсор на рядок документа.
2. У колонці назви натисніть «Підбір» — поруч кількість позицій.
> Порада: Кнопка є в документах, які мають підбір, і лише в того, хто може змінювати позиції. Як працює вікно — у статті «Картка документа».

### Змінити стан кількох
Один стан одразу для вибраних документів.
1. Позначте рядки прапорцями — над таблицею зʼявиться смуга дій.
2. Натисніть «Стан» і оберіть новий стан.
> Порада: Документи одного виду — пункти звуться як у виду, кількох видів — «Чернетка», «Виставлено», «Завершено». Повідомлення скаже „Стан змінено: N“ і „Пропущено: N“.

### Надрукувати кілька
До 100 документів одним вікном друку.
1. Позначте документи.
2. Натисніть «Друк» — кожен документ почнеться з нової сторінки.
> Важливо: Понад 100 позначених — кнопка неактивна з підказкою „Друк пачкою — до 100 документів за раз“.

### Архівувати або скасувати
Сховати документи з роботи або скасувати їх.
1. Позначте рядки.
2. Натисніть «В архів», щоб сховати документи з робочого списку.
3. Щоб повернути, у «Фільтри» увімкніть «Показати архівні», позначте документи й натисніть «З архіву».
4. Щоб скасувати, натисніть «Скасувати» й підтвердьте в діалозі.
> Важливо: Скасування незворотне. Діалог називає, скільки документів справді буде скасовано: уже скасовані пропускаються.

### Увімкнути вид документа
Сховати непотрібні види або повернути потрібні.
1. Відкрийте «Налаштування» → «Склад меню».
2. У блоці «Види документів» увімкніть або вимкніть вид.
> Порада: Вимкнений вид не пропонується при створенні й у фільтрі «Вид». Документи цього виду лишаються в реєстрі. Хоча б один вид мусить бути увімкнений.

### Відкрити готовий відбір
Підписки, строк яких скоро закінчиться.
1. Натисніть «Фільтри» й оберіть «Спливають за 30 днів».
2. Реєстр покаже виставлені договори-підписки, строк яких закінчується в найближчі 30 днів.
3. Відбір стане позначкою під рядком фільтрів; щоб зняти його, натисніть хрестик на позначці.
> Порада: Звідси зручно планувати продовження: відкрийте договір і поставте задачу клієнту заздалегідь.
> Важливо: Готовий відбір діє разом з іншими фільтрами, поки відкрито екран.

## Як це влаштовано
**Колонки.** Типово видно номер, назву, стан, дату, контрагента й суму. Вид, угоду, відповідального й продавця вмикають у меню «Колонки».
- сортувати можна за номером, назвою, видом, станом і датою;
- клік по контрагенту чи угоді відкриває їхню картку.

**Стан документа.** У кожного документа один із чотирьох станів, але вид називає його по-своєму:

| Вид | Чернетка | Виставлений | Завершений | Скасований |
|---|---|---|---|---|
| КП | Чернетка | На узгодженні | Погоджена | Відхилена |
| Рахунок | Чернетка | Виставлений | Оплачений | Скасований |
| Акт | Чернетка | Виставлений | Підписаний | Скасований |
| Видаткова накладна | Чернетка | Виписана | Відвантажена | Скасована |
| Повернення | Чернетка | Оформлене | Прийняте | Скасоване |
| Договір | Чернетка | Чинний | Завершений | Розірваний |
| Замовлення постачальнику | Чернетка | Надіслане | Прийняте | Скасоване |

**Підсумок.** Над таблицею — „N документів“ за всією вибіркою з усіма фільтрами. Під сумою — суми окремо по валютах; якщо частина сум порожня, видно „сума — за N із M“. Частково оплачений рахунок має під сумою „оплачено X з Y“.

**Відмова підсумку.** Якщо підсумок не прочитався, над реєстром стоїть смуга з кнопкою «Повторити» — а не „0 документів“.

**Вибір рядків.** Чекбокс у шапці вибирає всі рядки сторінки. Вибір гасне, щойно змінились фільтр, порядок чи сторінка.

**Сторінки.** 25 документів на сторінку.

**Дата.** Фільтр «Дата» відбирає за датою документа, а не за днем створення: рахунок заднім числом знаходиться за своєю датою.

**Лише відтік.** З екрана «Підписки й MRR» реєстр відкривається з плашкою „Лише відтік“ — договори, які клієнти не продовжили. Хрестик на плашці знімає відбір.

**Скасування.** Номер скасованого документа лишається зайнятим, рух складу відкочується, позиції не редагуються. Скасовані й архівні документи показані блідим текстом.

**Хто що бачить і може.** Адміністратор і менеджер бачать усі документи. Агент — свої й без відповідального (з угоди — лише якщо угода йому видна).
- спостерігач лише переглядає: без «Додати документ» і прапорців вибору;
- архів, повернення з архіву й скасування — адміністратор і менеджер.

Повʼязані вікна: «Картка документа», «Оплати», «Боржники», «Шаблони КП».

## Питання й відповіді
### Чи можна створити рахунок без угоди?
Так. Натисніть «Додати документ», оберіть вид, контрагента й дату — позиції додасте в картці документа.

### Чому я не бачу документа, який створив колега?
Агент бачить лише свої документи й документи без відповідального. Також перевірте фільтри й архів: архівні видно лише з «Фільтри» → «Показати архівні».

### Як надрукувати всі рахунки за місяць?
Оберіть у фільтрі «Вид» рахунок, у «Дата» — місяць. Позначте рядки й натисніть «Друк» — до 100 за раз.

### Чи можна відновити скасований документ?
Ні, скасування незворотне. Відкрийте документ і зробіть копію.

### Чому в підсумку кілька сум, а не одна?
Документи в різних валютах. Krokul не зводить валюти в одне число й показує суму для кожної.

### Чому у фільтрі «Вид» немає договору?
Вид вимкнено у «Склад меню» вашої компанії. Адміністратор вмикає його в блоці «Види документів».

## Поля й елементи

### Екран «Документи»

| Фільтр і пошук | Що це й на що впливає |
|---|---|
| Номер або назва | Шукає за номером і назвою, не за контрагентом. |
| Усі стани | Слово стану залежить від виду: завершений рахунок — «Оплачений», акт — «Підписаний», продаж — «Відвантажений». |
| Дата | За датою документа, а не створення запису: рахунок заднім числом знайдеться за своєю датою. |

| Колонка | Що це й на що впливає |
|---|---|
| Номер, Назва, Дата | Назва відрізняє два рахунки одного клієнта; «архів» біля номера — документ в архіві. |
| Контрагент, Угода, Відповідальний | Клік по імені відкриває його картку, по решті рядка — документ. |
| Сума | У валюті документа; «оплачено X з Y» — рахунок оплачено частково. |

| Кнопка | Що це й на що впливає |
|---|---|
| Колонки | Типово сховані «Угода», «Вид» і «Відповідальний». |
| Додати документ | Тут обирають вид і контрагента, позиції — уже в документі. З угоди документ створюють у її картці. |

| Розділ | Що це й на що впливає |
|---|---|
| Підсумок | По всій вибірці, а не сторінці, окремо по валютах; «сума — за N із M» — частина документів ще без суми. |
| Смуга вибраних: Стан, В архів, Друк, Скасувати | Стан пропускає документи, яким перехід недоступний, і каже скільки. Друк — до 100 за раз. Скасування незворотне: номер зайнятий, рух складу відкочується. |

### Поля форми «Новий документ»

| Поле | Що це й на що впливає |
|---|---|
| Вид | КП, рахунок, акт, продаж або договір; номер Krokul дає сам за маскою виду. |
| Контрагент | Лише при створенні «з нуля»; новий можна створити тут же. З угоди береться з угоди. |
| Дата документа | Типово сьогодні за днем компанії; порожня теж стане сьогоднішньою. |
| Діє до | У КП, договорі й рахунку; рахунок без неї бере відстрочку з умов клієнта. |
| Позиції з угоди | Лише «З угоди»: зняті позиції лишаються в угоді; без позицій документ теж створюється. |
| Склад із шаблону | Лише для КП, коли шаблони вже є. Позиції й ціни візьмуться з шаблону, а не з угоди. |

| Кнопка | Що це й на що впливає |
|---|---|
| Створити й відкрити | У меню стрілки біля «Створити»: створює документ і відкриває картку для позицій і сум. |

---

Застосунок: https://app.krokul.com/ · API: https://app.krokul.com/api/v1/docs