# Vertrag und Rechnung kommen direkt aus dem Deal Der Kunde hat das Angebot freigegeben, Vertrag und Rechnung entstehen aus derselben Karte mit denselben Positionen, Beträgen und Zahlungsstufen. Niemand tippt etwas dreimal ab. **Kurz gesagt.** Krokul ist ein B2B-CRM, das aus der Deal-Karte sechs Dokumenttypen erstellt: Angebot, Vertrag, Rechnung, Lieferschein, Leistungsnachweis (Nachweis erbrachter Leistungen) und Retoure. Positionen, Preise und Zahlungsstufen gehen ohne Abtippen vom Angebot in Vertrag und Rechnung über. Jedes Dokument hat Versionen und wird mit der eigenen Vorlage des Unternehmens gedruckt. Eine Rechnung wird zu einer geplanten Zahlung mit Fälligkeitsdatum. **Für wen:** B2B-Unternehmen mit Verträgen und Rechnungen in Stufen; Distributoren, die Lieferscheine ausstellen; Dienstleister, die Leistungsnachweise ausstellen. **Plan:** Verfügbar ab dem Tarif „Geld“, $149 pro Monat, 1.000 Transaktionen inklusive ## So sieht es ohne Krokul aus 1. Das Angebot entstand in Word, der Vertrag in der Vorlage des Anwalts, die Rechnung in der Buchhaltungssoftware. Drei Dateien, drei Sätze von Beträgen, und in einem steht der alte Preis. 2. Der Kunde bittet um „dasselbe Angebot, nur ohne die zweite Position“. Der Vertriebler ändert die Datei und schickt sie, und einen Monat später weiß niemand, welche Version die letzte war. 3. Die Rechnung ist raus, aber das CRM weiß nichts davon. Wie viel kommt, wann es fällig ist und ob bezahlt wurde, weiß nur die Buchhaltung. ## Was Krokul tut ### Sechs Dokumente aus einer Karte Angebot, Vertrag, Rechnung, Lieferschein, Leistungsnachweis und Retoure entstehen aus dem Deal und übernehmen Positionen, Preise, Währung, Kundenunternehmen und Kontakte. Der Vertrag entsteht aus dem Angebot, die Rechnung aus dem Vertrag oder direkt aus dem Angebot. ### Versionen statt Dateien Eine Änderung am Dokument erzeugt eine neue Version; die vorigen bleiben mit Datum und Autor erhalten. Der Kunde bekommt die freigegebene Version, und genau die zeigt die Karte. ### Zahlungsstufen in der Rechnung 30 % Anzahlung, 50 % nach der Montage, 20 % Restzahlung: Die Stufen werden in der Rechnung festgelegt und zu einzelnen geplanten Zahlungen mit Fälligkeitsdatum. ### Druck mit Ihrer eigenen Vorlage Druckvorlagen mit den Angaben des Unternehmens, Unterschriften, Logo und Feldern. Angebote, Rechnungen und Verträge sehen so aus, wie Ihre Kunden es gewohnt sind, nicht wie ein „Systemformular“. ## So funktioniert es 1. **Angebot aus dem Katalog zusammenstellen** Positionen aus dem Katalog zu den Preisen des Kunden, mehrere Angebotsvarianten, Rabatt im Rahmen der Rolle. Der Kunde wählt eine Variante, sie wird zur Grundlage der übrigen Dokumente. 2. **Vertrag und Rechnung aus der freigegebenen Variante** Ein Schritt, und der Vertrag mit Gegenstand, Betrag und Parteien ist fertig; die Rechnung hat dieselben Positionen und Zahlungsstufen. Die Nummern folgen Ihrem eigenen Nummernkreis. 3. **Die Rechnung wird zur geplanten Zahlung** Jede Stufe der Rechnung ist ein eigener Datensatz mit Fälligkeitsdatum. Eine Zahlung aus dem Kontoauszug bestätigt sie, und der Deal zeigt „bezahlt 50.000 UAH von 106.800 UAH“. 4. **Der Leistungsnachweis schließt die Arbeit ab** Der Nachweis entsteht aus einer Vertragsstufe oder aus den tatsächlichen Stunden des Projekts. Danach folgt ein Lieferschein, oder eine Retoure, wenn etwas zurückkam. ## Ergebnis - Die Beträge in Angebot, Vertrag und Rechnung sind gleich, weil es ein einziger Satz Positionen ist. - Ein Vertriebler stellt eine Rechnung allein in einer Minute aus, ohne auf die Buchhaltung zu warten. - Die Deal-Karte zeigt alle Dokumente, Versionen und wie viel der Rechnung schon bezahlt ist. ## Was nicht enthalten ist Krokul ist keine Buchhaltungssoftware: Steuerrechnungen, Meldungen und Buchungen werden darin nicht geführt. Rechnungen und Zahlungen gehen über die API an Ihre Buchhaltungssoftware. Eine elektronische Signatur gibt es in Krokul nicht: Ein Dokument wird gedruckt oder als Datei verschickt. ## Fragen ### Kann ich die Positionen einer Rechnung nach dem Anlegen ändern? Ja, das ergibt eine neue Version der Rechnung. Die geplanten Zahlungen werden neu berechnet, die alte Version bleibt mit ihrem Datum in der Historie. ### Werden Dokumente in Fremdwährung unterstützt? Ja. Währung und Wechselkurs werden am Deal fixiert, das Dokument übernimmt sie; die Schulden des Kunden werden je Währung getrennt geführt. ### Wie erstelle ich mein eigenes Vertragsformular? Eine Druckvorlage mit Feldern aus Unternehmen und Deal wird in Krokul eingerichtet; komplexe Formulare baut ein Implementierungspartner meist in ein bis zwei Tagen. ### Was unterscheidet das von der Dokumenterstellung in einem typischen CRM? Ein typisches CRM füllt Felder in eine Word-Datei. In Krokul ist ein Dokument ein Datensatz in einer Kette: Die Rechnung kennt ihre Zahlungsstufen, die Zahlung ihre Rechnung, der Leistungsnachweis die Stunden. Deshalb werden Schulden, überfällige Beträge und Marge ohne manuellen Abgleich berechnet. ### Was zählt als Transaktion? Jedes neue Dokument, gleich welchen Typs, ist eine Transaktion; Versionen desselben Dokuments zählen nicht. Der Tarif „Geld“ enthält 1.000 Transaktionen pro Monat. ### Kann ich auf meinem eigenen Briefpapier drucken? Ja. Das Druckformular jedes Dokumenttyps wird als HTML mit eingefügten Dokumentfeldern bearbeitet; ein Formular ist der Standard, und mit diesem wird gedruckt. Das Standardformular lässt sich jederzeit wiederherstellen. ### Was, wenn sich die Bedingungen nach dem Ausstellen geändert haben? Legen Sie eine neue Version des Dokuments an; die vorige bleibt in der Historie. Für einen ähnlichen Deal können Sie ein Dokument kopieren, und ein versehentlich ausgestelltes Dokument wird mit Begründung storniert, nicht gelöscht. ## Stellen Sie Ihre erste Rechnung aus der Deal-Karte aus Legen Sie einen Deal an, stellen Sie ein Angebot aus dem Katalog zusammen und machen Sie daraus Vertrag und Rechnung. Die Beträge stimmen, weil niemand sie abgetippt hat. Im Tarif „Geld“ enthalten. ## Weiter in der Kette - [Preise nach Kundenkonditionen, nicht aus dem Gedächtnis](https://krokul.com/de/solutions/price-lists/index.md) - [Zahlungen sofort im Deal, die Debitorenliste jeden Morgen bereit](https://krokul.com/de/solutions/payments/index.md) - [Angebote aus dem Katalog zu Kundenpreisen, ohne Abtippen](https://krokul.com/de/solutions/quotes/index.md) - [Der Kurs wird am Deal fixiert, nicht am Zahlungstag](https://krokul.com/de/solutions/currency/index.md) --- App: https://app.krokul.com/ · API: https://app.krokul.com/api/v1/docs