# Automatisierungen: Das System erledigt Routine und zeigt, warum

Zahlung überfällig: eine Aufgabe für den Vertrieb und eine E-Mail an den Kunden. Neue Anfrage: Zuständiger per Regel. Jede Systemaktion trägt die Kennung „Automatisierung“.

**Kurz gesagt.** Krokul ist ein B2B-CRM mit einer Automatisierungs-Engine: zwölf Auslöser (neuer Deal, Phasenwechsel, Änderung eines Deal-Feldes, auch eines eigenen, Deal seit N Tagen ohne Aktivität, überfällige Aufgabe, ein Deal- oder Dokumentdatum oder der Geburtstag eines Kontakts, womit das System daran erinnert, dass ein Vertrag in N Tagen endet, ein Kunde, der seit N Monaten nicht gekauft hat, Segmentwechsel eines Kunden, eingegangene Zahlung, überfällige Zahlung, angelegtes Dokument, Dokument, das alle Parteien im elektronischen Dokumentenaustausch Vchasno unterschrieben haben) und vierzehn Aktionen (Aufgabe anlegen, Zuständigen bestimmen, Phase verschieben, Deal-Feld ändern, Tags hinzufügen oder entfernen, Kollegen per Text oder Vorlage benachrichtigen, dem Kunden eine E-Mail oder SMS aus einer Vorlage senden, Kundenkonditionen ändern, Projekt aus dem Deal anlegen, Webhook oder eigene Integrationsregel aufrufen). Eine Regel umfasst bis zu zehn Aktionen, mit Bedingungen zu Pipeline, Quelle, Zuständigem, Phase, Betrag und Tag; ein von einer Regel geändertes Feld startet die nächste Regel, bis zu drei Schritte in einer Kette. Jede Aktion trägt die Kennung „Automatisierung“, das Ausführungsprotokoll zeigt jeden Lauf einer Regel und sein Ergebnis, und der Kunde erhält zum selben Ereignis nie zweimal dieselbe E-Mail. Die Regeln richtet ein Einführungspartner nach einem Beratungsgespräch ein, damit die Automatisierung Ihrem Prozess folgt.

**Für wen:** B2B-Unternehmen mit wiederkehrenden Schritten nach dem Verkauf; Teams, in denen Erinnerungen und Übergaben von einzelnen Personen abhängen; Einführungspartner, die den Prozess eines Kunden abbilden.

**Plan:** Verfügbar ab dem Tarif „Geld“, $149 pro Monat, 1.000 Transaktionen inklusive

## So sieht es ohne Krokul aus

1. Eine Rechnung ist seit einer Woche überfällig. Der Vertriebler hat „daran gedacht nachzuhaken“, die Buchhaltung dachte, er hätte es getan. Der Kunde wusste nichts von der Rechnung.
2. Der Deal wurde am Freitag gewonnen. Das Projekt wurde am Mittwoch angelegt, weil der Projektleiter erst in einer Besprechung davon erfahren hat.
3. Die Automatisierungen im vorherigen CRM wurden „für alle Fälle“ eingerichtet und schickten Kunden E-Mails, von denen niemand wusste. Am Ende wurde alles abgeschaltet.

## Was Krokul tut

### Auslöser bei Ereignissen in der Kette

Neuer Deal oder neue Anfrage, Wechsel der Phase oder eines Deal-Feldes, auch eines eigenen, Deal ohne Aktivität, überfällige Aufgabe oder Zahlung, eingegangene Zahlung, ein Kunde, der nicht mehr kauft oder das Segment gewechselt hat, ein Dokument, das angelegt oder von allen Parteien im elektronischen Austausch unterschrieben wurde. Ein Vertrag endet in N Tagen: Ein Datumsauslöser erinnert rechtzeitig daran. Die Regel weiß, durch welchen Deal, welche Aufgabe, welches Dokument oder welchen Kunden sie ausgelöst wurde.

### Aktionen, die eine Spur hinterlassen

Eine Aufgabe mit Zuständigem und Frist, die Zuweisung eines Zuständigen, ein Phasenwechsel, ein neuer Wert in einem Deal-Feld, Tags, eine Benachrichtigung an einen Kollegen, eine E-Mail oder SMS an den Kunden aus einer Vorlage, neue Kundenkonditionen, ein Projekt aus dem Deal, ein Webhook an ein externes System oder der Aufruf einer eigenen Integrationsregel. Jede Aktion trägt die Kennung „Automatisierung“, sodass der Datensatz zeigt, dass das System sie ausgeführt hat.

### Mehrere Aktionen mit Bedingungen

Bis zu zehn Aktionen pro Regel, mit Bedingungen zu Pipeline, Quelle, Zuständigem, Phase, Betrag oder Tag: Ein Deal über einem Grenzwert erzeugt eine Freigabeaufgabe für die Führungskraft, eine Zahlung über einem festgelegten Betrag eine Benachrichtigung an den Inhaber. Ein von einer Regel geändertes Feld startet die nächste Regel, bis zu drei Schritte, und eine Regel startet sich nie selbst.

### Keine doppelten E-Mails an Kunden

Der Kunde erhält zum selben Ereignis nie zweimal dieselbe E-Mail oder SMS, auch wenn das System mitten im Lauf neu startet. Eine fehlgeschlagene Aktion hält die übrigen Aktionen der Regel nicht auf und wird mit dem Grund festgehalten.

## So funktioniert es

1. **Der Einführungspartner bildet den Prozess mit Ihnen ab** Welche Ereignisse zählen, wer was bekommen soll, was das System selbst erledigt und woran es nur erinnert. Das ist ein Beratungsgespräch von ein bis zwei Stunden, keine Woche.
2. **Die Regeln werden eingerichtet** Der Einführungspartner legt Auslöser, Bedingungen und Aktionen im Regeleditor an. Eine Regel wird für eine Pipeline oder Quelle aktiviert und an einigen Datensätzen getestet.
3. **Das System erledigt die Routine** Eine überfällige Zahlung: eine Aufgabe und eine E-Mail. Ein gewonnener Deal: ein Projekt und eine Aufgabe für den Projektleiter. Ein unterschriebener Vertrag: die nächste Phase des Deals. Eine Anfrage: ein Zuständiger. Menschen erledigen, was eine Entscheidung braucht.
4. **Sie sehen, was das System getan hat** Die Aktionen der Regel sind im Datensatz als „Automatisierung“ gekennzeichnet, und das Ausführungsprotokoll zeigt jeden Lauf: wann, an welchem Datensatz und mit welchem Ergebnis; die Einträge werden 90 Tage aufbewahrt. Eine Regel, die das Falsche tut, wird mit einem Schalter deaktiviert, und auch das landet im Aktivitätsprotokoll.

## Ergebnis

- Erinnerungen und Übergaben passieren von selbst, noch am selben Tag.
- Der Projektleiter erfährt von einem gewonnenen Deal in dem Moment, in dem er gewonnen ist, nicht in einer Besprechung.
- Der Datensatz zeigt, was das System getan hat und was ein Mensch.

## Was nicht enthalten ist

Krokul hat einen Regeleditor (Auslöser → Bedingungen → Aktionen), und die Einrichtung übernimmt ein Einführungspartner, der den Prozess mit Ihnen abbildet und die Regeln anlegt. Komplexe Geschäftsprozesse mit mehrstufigen Freigaben und Verzweigungen sind der nächste Schritt des Produkts. Automatisierungen schreiben Kunden in Messengern nicht ohne eine von Ihnen freigegebene Vorlage in Ihrem Namen.
Was die Engine noch nicht kann: eine Rolle benachrichtigen, denn Benachrichtigungen gehen an eine bestimmte Person; eine Kette von Regeln, die Regeln starten, bricht beim dritten Schritt ab, und der Abbruch steht im Ausführungsprotokoll; ein Feld, das eine Massenaktion geändert hat, weckt den Auslöser für Feldänderungen nicht.

## Fragen

### Welche Auslöser gibt es?

Zwölf: neuer Deal (auch aus einer Anfrage), Phasenwechsel, Änderung eines Deal-Feldes (auch eines eigenen; ein Feld pro Regel), Deal seit N Tagen ohne Aktivität, überfällige Aufgabe, ein Deal- oder Dokumentdatum oder der Geburtstag eines Kontakts (etwa „der Vertrag endet in N Tagen“), ein Kunde, der seit N Monaten nicht gekauft hat, Segmentwechsel eines Kunden, eingegangene Zahlung, überfällige Zahlung, angelegtes Dokument (mit Bedingung auf die Dokumentart), Dokument, das alle Parteien im elektronischen Dokumentenaustausch Vchasno unterschrieben haben.

### Welche Aktionen gibt es?

Vierzehn: Aufgabe, Zuweisung eines Zuständigen, Phasenwechsel, Änderung eines Deal-Feldes (Titel, Kommentar, Betrag, Rabatt, Quelle, Kontaktdatum, erwartetes Abschlussdatum, eigene Felder), Tag hinzufügen oder entfernen, Benachrichtigung an einen Kollegen per Text oder Vorlage, E-Mail oder SMS an den Kunden aus einer Vorlage, Änderung der Kundenkonditionen, Projekt aus dem Deal, Webhook, Aufruf einer eigenen ausgehenden Integrationsregel. Bis zu zehn Aktionen pro Regel, mit Bedingungen.

### Kann ich eine Regel abschalten?

Ja, mit einem Schalter; auch das Aus- und Einschalten wird protokolliert.

### Was unterscheidet das von Automatisierungen in einem typischen CRM?

Zusätzlich zu den Deal-Phasen kennen die Auslöser in Krokul Zahlungen, überschrittene Fristen, Kunden, die nicht mehr kaufen, Segmentwechsel und unterschriebene Dokumente; jede Aktion trägt die Kennung „Automatisierung“, und das Ausführungsprotokoll zeigt jeden Lauf. Ein Einführungspartner richtet sie ein, damit die Regeln Ihrem Prozess folgen.

### Was kostet das?

Automatisierungen sind im Tarif „Geld“ enthalten, $149 pro Monat. Aktionen des Systems zählen nicht als Transaktionen, außer solchen, die einen neuen Deal, ein Dokument oder eine Zahlung anlegen.

## Sagen Sie einem Einführungspartner, was Sie jeden Tag stört

Finden Sie einen Partner in Ihrer Region, beschreiben Sie drei Routineaufgaben, und ab nächster Woche erledigt das System sie, wobei die Datensätze genau zeigen, was es getan hat.

Im Tarif „Geld“ enthalten.

## Weiter in der Kette

- [Agenten und Partner registrieren Deals selbst](https://krokul.com/de/solutions/agents/index.md)
- [Aus dem Deal wird ein Projekt, Stunden laufen gegen das Bezahlte](https://krokul.com/de/solutions/projects/index.md)
- [Die API deckt alles ab, was die Oberfläche kann](https://krokul.com/de/solutions/api/index.md)
- [KI-Assistent, der das System in Alltagssprache einrichtet](https://krokul.com/de/solutions/assistant/index.md)

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App: https://app.krokul.com/ · API: https://app.krokul.com/api/v1/docs